직장인을 위한 제미나이 활용법, 옆자리 에이스는 이미 쓰고 있습니다

같은 회사에서 같은 AI를 쓰는데 유독 일이 빨리 끝나는 사람이 있습니다. 회의가 끝나면 회의록이 벌써 올라와 있습니다. 야근하는 걸 본 적도 없는데 늘 먼저 준비되어 있습니다.

그 사람이 특별히 똑똑한 걸까요. 아닙니다. AI를 쓰는 방법이 다를 뿐입니다.

직장에서는 문서, 엑셀, 발표자료 등의 자료를 많이 다룹니다. 그리고 그 자료들은 구글 드라이브에 저장되고 공유됩니다. 그래서 직장인이라면 제미나이 사용법을 제.대.로 알아야합니다.

직장인이 제미나이를 사용할 때 꼭 알아야할 기능들을 정리했습니다.

기능을 실제 업무에 이어 붙이는 과정은 매출 보고서 하나를 끝까지 만드는 과정에 따로 정리했습니다.

1. 필수 세팅

화면 왼쪽 아래 설정아이콘을 누르세요. 메뉴가 뜨면 위에서 두 번째, 개인 인텔리전스를 클릭합니다.

개인 인텔리전스를 클릭하면 아래와 같은 화면을 확인 할 수 있습니다.

첫째, 메모리. 예전 대화를 기억합니다. 쓸수록 내 말투와 내가 하는 정보를 기억합니다. 나중에 끄고 싶으면 같은 화면의 관리 및 삭제에서 지우면 됩니다.

둘째, 연결된 앱. 여기서 Google Workspace를 켭니다. Gmail, 캘린더, 문서, 드라이브를 사용하기 위해선 꼭 활성화 시켜야합니다.

셋째, Gemini 요청 사항. 제미나이가 항상 미리 알았으면 하는 내용을 적습니다. 예를 들어 내가 누구인지 적어둡니다. 그러면 매번 "나는 이런 사람인데 이렇게 답해 줘"를 설명하지 않아도 됩니다.

나는 중소 제조업체에서 총무와 인사를 같이 맡고 있다.
회사 규정이나 법 조항이 답변에 들어가면 어디에 나온 내용인지 같이 적어 줘.
길게 풀어 쓰지 말고 표나 목록으로 정리해 줘.

뭘 적어야 할지 모르겠으면 이것도 제미나이한테 시키면 됩니다.

Gemini 요청 사항에 넣을 내용을 만들려고해.
{제미나이가 기본적으로 알고 있으면 하는 내용}을 담은 요청 사항 문단을 만들어 줘.
바로 쓰지 말고, 요청 사항을 만들 때 더 필요한 정보가 있다면 나한테 먼저 물어봐 줘.

질문에 몇 개에 답하면 문단을 만들어 줍니다. 복사해서 붙여넣으면 끝입니다.

연결했는데도 Gmail이나 Drive를 읽지 못하면 Gmail의 설정 > 모든 설정 보기 > Workspace 스마트 기능 설정 관리에서 Google Workspace의 스마트 기능과 다른 Google 제품의 스마트 기능을 모두 켜고 저장합니다. Gemini를 새로고침한 뒤 다시 시도합니다.

2. 보고용 슬라이드를 통째로 맡기기

파일이 나오는 걸 보셨으면, 다음은 조금 더 큰 겁니다.

오후에 보고인데 아침까지 슬라이드가 없습니다. 이럴 때 씁니다.

입력창 아래 업로드 및 도구를 누르면 메뉴가 뜹니다. 여기서 Canvas를 켜세요.

신제품 출시 계획 보고용 구글 슬라이드 6장 만들어 줘.
1장 표지, 2장 시장 상황, 3장 제품 개요, 4장 출시 일정,
5장 필요 예산, 6장 예상되는 문제와 대응으로 잡아 줘.
각 장에서 말할 대본도 슬라이드 노트에 같이 써 줘.

완성되면 오른쪽 Canvas에서 슬라이드를 넘겨볼 수 있습니다. 각 장 아래에는 발표할 때 읽을 슬라이드 노트도 같이 나옵니다.

이번 테스트에서는 6장을 요청했지만 화면에는 Slide 1 of 7로 표시됐습니다. 지정한 장수보다 한 장 더 만들어질 수 있으니 결과의 전체 장수를 확인하세요. 오른쪽 위 내보내기에서는 프레젠테이션, PDF, PPTX 중 하나를 고를 수 있습니다.

팁: "구글 슬라이드"라고 콕 집고, 몇 장인지 숫자로 쓰세요. 안 그러면 슬라이드가 아니라 긴 글이 나옵니다. 장수가 다르면 "표지를 포함해 정확히 6장으로 다시 만들어 줘"라고 말합니다. 그리고 고쳐달라고 하면 처음부터 다시 만듭니다. 한 군데만 바꿔도 시간이 다시 걸릴 수 있으니 고칠 내용을 모아서 한 번에 말하세요.

3. 말로 설명하면 도구가 나옵니다

여기까지는 문서였습니다. 다음은 문서가 아닙니다.

월급명세서에 초과근무 수당이 찍혀 나옵니다. 그게 맞는 금액인지 확인해보신 적 있으신가요.

규칙이 은근히 복잡합니다. 평일 연장은 1.5배입니다. 밤 10시가 넘으면 거기에 0.5배가 더 붙습니다. 휴일에 나가면 2배입니다. 직접 계산하려면 규칙부터 찾아봐야 하고, 엑셀로 짜려면 수식을 알아야 합니다.

같은 Canvas를 켜고 이렇게 시킵니다.

초과근무 수당 계산기 만들어 줘.
월급과 한 달 소정근로시간을 넣으면 통상시급이 계산되게 하고,
날짜 / 시작 시간 / 끝난 시간을 여러 줄 넣을 수 있게 해줘.
평일 연장은 1.5배, 밤 10시부터 새벽 6시 사이는 0.5배를 더 주고,
휴일 근무는 2배로 계산해 줘.
아래에 날짜별 표와 이번 달 합계 금액이 나오게 해줘.

글이 아니라 버튼과 입력칸이 있는 화면이 나옵니다. Canvas 오른쪽 위 미리보기를 누르면 바로 써볼 수 있고, 코드를 누르면 안에 들어있는 HTML을 볼 수 있습니다. 월급과 소정근로시간을 넣고 근무 내역을 추가하면 통상시급과 합계가 바로 계산됩니다.

만든 계산기를 다른 사람에게 넘기려면 오른쪽 위 공유를 누릅니다. share.gemini.google로 시작하는 공개 링크가 만들어집니다.

이 주소를 보내면 다른 사람도 같은 계산기를 사용할 수 있습니다. 다만 자동으로 같은 데이터를 함께 보는 협업 도구가 되는 것은 아닙니다. 저장 기능이 없는 계산기라면 각자 값을 입력해 쓰고, 페이지를 닫으면 입력값이 사라집니다. 여러 사람이 같은 데이터를 보게 하려면 저장 방식과 공유 범위를 프롬프트에 따로 적어야 합니다.

만든 링크는 Gemini 왼쪽 아래 설정 > 내 공개 링크에서 다시 볼 수 있습니다. 주소창에 gemini.google.com/sharing을 입력해 바로 들어가도 됩니다.

팁: 미리보기 토글 없이 코드만 보인다면 계정 등급을 확인하세요. 같은 프롬프트를 둘 다 돌려보니 유료 계정과 회사 Workspace 계정에서는 미리보기가 바로 나오고, 무료 계정에서는 코드만 나왔습니다. 무료 계정이라면 입력창 오른쪽 모델을 Pro로 바꿔 다시 만들거나, 공유 링크를 열어 실행 화면을 확인하세요.

팁: 공개 링크는 주소를 아는 사람이라면 누구나 열고 다시 공유할 수 있습니다. 급여, 고객, 인사 정보는 넣지 마세요. 다른 사람이 코드를 고치고 싶다면 공유 화면에서 Canvas 복사를 눌러 자기 계정으로 복사해야 하며, 복사본에서 한 수정은 원본에 반영되지 않습니다.

4. 보고서를 웹페이지로 바꾸는 버튼

만든 걸 남한테 보여줄 차례입니다.

Canvas로 결과물이 나오면 오른쪽 위에 만들기 버튼이 있습니다. 이걸 눌러보는 분이 거의 없습니다.

누르면 네 가지가 뜹니다. 웹페이지, 인포그래픽, 퀴즈, 오디오 개요.

인포그래픽을 고르면 줄글이 카드 모양으로 정리됩니다. 아이콘까지 알아서 붙습니다. 그대로 캡처해서 보고서에 넣으면 됩니다.

웹페이지를 고르면 그래프가 들어가고 스크롤도 되는 진짜 페이지가 됩니다. 파일을 첨부하는 대신 주소를 보내면 됩니다. 받는 사람은 내려받지 않고 바로 봅니다.

팁: 결과물이 나오면 오른쪽 위를 먼저 보세요. 이 버튼이 있는 줄 모르고 지나가는 경우가 대부분입니다.

5. 지메일 답장 초안까지 만들기

여기까지는 내보내는 쪽이었습니다. 이제 가져오는 쪽입니다.

메일함을 열면 안 읽은 메일이 수십 개입니다. 하나씩 다 열어보기 전에는 뭐가 급한 건지 모릅니다.

채팅창에 @를 입력해보세요. 앱 목록이 뜹니다.

여기서 Gmail을 고르고 시킵니다.

@Gmail 이번 주에 온 메일 중에서 내가 아직 답장 안 한 것만
보낸 사람, 제목, 상대가 요청한 내용으로 묶어서 보여 줘.

30초쯤 지나면 목록이 나옵니다. 광고나 자동 알림이 섞이면 "광고와 자동 알림은 제외해 줘"라고 이어서 말합니다.

여기서부터가 진짜입니다. 그 목록 아래에 이렇게 칩니다.

두 번째 메일에 답장 써 줘.
이번 주 안에는 어렵고 다음 주 화요일에 보내드리겠다고.

글만 나오는 게 아닙니다. 받는 사람 주소와 제목이 채워진 Gmail 작성 화면이 새 탭으로 열립니다. 받는 사람과 본문을 확인한 뒤 보내기를 누릅니다.

Drive 자료는 파일 종류에 맞춰 하나씩 찾는 편이 정확했습니다. 스프레드시트는 @Google Drive, 문서는 @Google Docs를 고르고 정확한 제목을 적습니다. 여러 자료를 같이 읽힐 때는 업로드 및 도구 > Drive에서 파일 추가에서 직접 선택합니다. 실제 순서는 매출 보고서 하나를 끝까지 만드는 과정에 담았습니다.

팁: 계약서, 고객 정보, 인사 자료는 넣기 전에 회사 정책을 한 번 확인하세요. 편한 만큼 이건 습관으로 만들어두는 게 좋습니다.